Datenschutz­erklärung

Präambel

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Sie gilt für unsere Website assistara.de und für die Kontaktaufnahme mit uns per Formular, E-Mail oder Telefon. Für Bewerbungen gilt die gesonderte Datenschutzerklärung unseres Jobportals.

Das Wichtigste in Kürze
- Unsere Website arbeitet ohne Cookies, ohne Analyse- und ohne Werbedienste.
- Website, Formular und unsere interne Anwendung laufen auf einem eigenen Server in einem Rechenzentrum in der EU.
- Anfragen über das Formular gehen direkt in unsere interne Anwendung und werden nicht per E-Mail verschickt.
- Angaben aus deiner Anfrage geben wir nur an das zuständige Amt weiter und nur, soweit es für deine Begleitung nötig ist.
- Du kannst jederzeit Auskunft verlangen, Daten berichtigen oder löschen lassen und eine Einwilligung widerrufen.

1. Verantwortlicher

assistara GmbH
Bergheimer Straße 104
69115 Heidelberg

Vertreten durch den Geschäftsführer Kevin Vankirk
Telefon: +49 6221 67 91 450
E-Mail: info@assistara.de

2. Kontakt in Datenschutzfragen

Fragen zum Datenschutz und Anliegen zu deinen Rechten richtest du an info@assistara.de oder an die oben genannte Anschrift.

3. Übersicht der Verarbeitungen

Arten der verarbeiteten Daten
- Bestands- und Kontaktdaten (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Wohnort, Postleitzahl)
- Inhaltsdaten (Angaben zu deiner Anfrage, z. B. gewünschte Leistung, Stand beim Amt, Name des Kindes, Schule oder Kita, Nachrichten)
- Nutzungs- und Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite)

Besondere Kategorien personenbezogener Daten
- Gesundheitsdaten, soweit du uns Angaben zu einer Beeinträchtigung machst (Art. 9 Abs. 1 DSGVO)

Kategorien betroffener Personen
- Besucherinnen und Besucher unserer Website
- Personen, die bei uns anfragen (Eltern und Angehörige, Erwachsene für sich selbst, gesetzliche Betreuerinnen und Betreuer, Vormünder) sowie die Kinder oder Erwachsenen, um deren Begleitung es geht

Zwecke der Verarbeitung
- Bereitstellung und Sicherheit der Website
- Bearbeitung von Anfragen und Kontaktaufnahme
- Klärung von Zuständigkeit und Bewilligung mit dem zuständigen Amt
- Durchführung und Abrechnung einer Begleitung
- Darstellung unseres Unternehmens in sozialen Netzwerken

4. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
• Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung, die für die Bearbeitung deiner Anfrage und die Vorbereitung einer Begleitung erforderlich ist
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): z. B. Aufbewahrungspflichten und der Nachweis einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO)
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): z. B. Sicherheit der Website und Schutz vor Missbrauch
• Versorgung im Sozialbereich (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG): Verarbeitung von Gesundheitsdaten, die für die Vorbereitung einer Begleitung erforderlich ist, durch Personen, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind

5. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um deine Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung aller Seiten und Formulare (TLS, erkennbar an „https://“), der Betrieb auf einem eigenen Server in einem Rechenzentrum in der EU und ein Berechtigungskonzept, nach dem nur die für Anfragen zuständigen Mitarbeitenden Zugriff auf deine Angaben haben. Alle Mitarbeitenden mit Zugriff sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Bitte beachte: E-Mails werden auf dem Weg zu uns in der Regel verschlüsselt übertragen, aber nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Für vertrauliche Angaben empfehlen wir dir deshalb unser Anfrageformular oder ein Telefonat.

6. Empfänger

Auftragsverarbeiter. Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Mit allen besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe – Betrieb unseres Servers
- Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland – Empfang und Speicherung von E-Mails, Speicherung von Datensicherungen
- Anbieter von KI-Diensten mit Rechenzentrum in Deutschland – Auslesen und Strukturieren von Anfragen, die du uns per E-Mail schickst

Zuständige Ämter. Soweit es für die Klärung von Zuständigkeit, Antrag oder Bewilligung nötig ist, geben wir Angaben aus deiner Anfrage an das zuständige Jugendamt oder den zuständigen Träger der Eingliederungshilfe weiter (siehe 9.4).

Eine weitere Weitergabe an Dritte findet nur statt, wenn du eingewilligt hast oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Deine Daten verkaufen wir nicht und nutzen sie nicht für Werbung.

7. Übermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von Microsoft-Diensten und beim Aufruf unserer Profile bei Instagram und Facebook ist eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA möglich. Die Microsoft Corporation und die Meta Platforms, Inc. sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen an zertifizierte Unternehmen besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO).

8. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die konkreten Fristen nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen. Entfällt der Zweck und besteht keine Aufbewahrungspflicht, löschen wir die Daten. Bestehen Aufbewahrungspflichten, schränken wir die Verarbeitung bis zum Ablauf der Frist ein.

9. Verarbeitungen im Einzelnen

9.1 Hosting und Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf unserer Website verarbeitet unser Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite sowie Browser und Betriebssystem.

• Zweck: Auslieferung der Website, Gewährleistung eines sicheren und störungsfreien Betriebs, Erkennung und Abwehr von Angriffen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Website
• Speicherdauer: 30 Tage, danach automatische Löschung

Unsere Website betreiben wir auf einem eigenen virtuellen Server der netcup GmbH (siehe Ziffer 6). Eine Zusammenführung der Protokolldaten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

9.2 Anfrageformular

Wenn du uns über das Anfrageformular schreibst, verarbeiten wir die Angaben, die du dort machst, sowie die Seite unserer Website, über die du zum Formular gekommen bist. Deine Anfrage wird verschlüsselt an unseren Server übertragen und dort in unserer internen Anwendung gespeichert. Per E-Mail erhalten wir lediglich einen Hinweis ohne Inhalt, dass eine neue Anfrage eingegangen ist.

• Zweck: Bearbeitung deiner Anfrage, Kontaktaufnahme, Vorbereitung einer Begleitung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Angaben zur Gesundheit deine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die du beim Absenden erteilst. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Nachweis der Einwilligung: Zusammen mit der Anfrage speichern wir den Zeitpunkt und die Fassung des Einwilligungstextes (Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Diese Angaben löschen wir gemeinsam mit der Anfrage.
• Schutz vor Missbrauch: Um automatisierte Massenanfragen abzuwehren, verarbeiten wir deine IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher und begrenzen die Zahl der Anfragen je IP-Adresse. Sie wird nicht mit deiner Anfrage gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Speicherdauer:
  • Kommt eine Begleitung zustande, übernehmen wir deine Angaben in die Unterlagen zur Begleitung. Dort gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB.
  • Kommt keine Begleitung zustande, löschen wir deine Anfrage 12 Monate nach Eingang.
  • Anfragen, die wir nicht annehmen, löschen wir 12 Monate nach dieser Entscheidung.
  • Unbearbeitete Anfragen löschen wir 90 Tage nach Eingang.

Anfragen über das Formular werden nicht mit KI verarbeitet.

9.3 Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns per E-Mail oder telefonisch kontaktierst, verarbeiten wir die Angaben, die du uns mitteilst. E-Mails übernehmen wir in unsere interne Anwendung. Anfragen, die du uns per E-Mail schickst, können wir mit Unterstützung eines KI-Dienstes auslesen und strukturieren (siehe Ziffer 6). Über deine Anfrage entscheiden immer Menschen.

• Zweck: Bearbeitung deines Anliegens, Kontaktaufnahme, Vorbereitung einer Begleitung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Angaben zur Gesundheit Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG
• Speicherdauer: wie unter 9.2

9.4 Abstimmung mit dem zuständigen Amt

Eine Begleitung setzt in der Regel eine Bewilligung durch das zuständige Jugendamt oder den zuständigen Träger der Eingliederungshilfe voraus. Soweit es für die Klärung von Zuständigkeit, Antragsstand oder Bewilligung erforderlich ist, nehmen wir Kontakt mit dem Amt auf und nennen dabei die Person, um die es geht, sowie die dafür nötigen Angaben aus deiner Anfrage.

• Zweck: Klärung von Zuständigkeit, Antrag und Bewilligung, Vorbereitung einer Begleitung
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Angaben zur Gesundheit deine Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die du im Anfrageformular auch für die Weitergabe an das zuständige Amt erteilst, im Übrigen Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG
• Speicherdauer: wie unter 9.2

9.5 Durchführung einer Begleitung

Kommt eine Begleitung zustande, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Daten zur Planung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung der Begleitung, auch im Austausch mit dem zuständigen Kostenträger. Welche Daten das im Einzelnen sind, erläutern wir dir zu Beginn der Begleitung in gesonderten Datenschutzhinweisen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO; für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG
• Speicherdauer: bis zum Ende der Begleitung und darüber hinaus für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB (bis zu zehn Jahre)

9.6 Unsere Profile bei Instagram und Facebook

Wir unterhalten ein Unternehmensprofil bei Instagram (instagram.com/assistara.de) und eine Seite bei Facebook (facebook.com/assistara.de), um über unsere Arbeit zu informieren und mit Interessierten in Kontakt zu treten. Anbieter beider Netzwerke ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“).

Verlinkung auf unserer Website. Auf unserer Website verlinken wir unsere Profile nur. Es werden keine Inhalte, Schaltflächen oder Plug-ins von Meta eingebunden. Beim Aufruf unserer Website werden deshalb keine Daten an Meta übertragen. Erst wenn du einen Link anklickst, gelangst du zu Meta.

Besuch unserer Profile. Wenn du unsere Profile besuchst, verarbeitet Meta personenbezogene Daten, etwa deine IP-Adresse, Angaben zu deinem Gerät und Browser sowie dein Nutzungsverhalten, und setzt dazu Cookies und ähnliche Technologien ein. Für diese Verarbeitung ist Meta nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen allein verantwortlich. Dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden (siehe Ziffer 7).

Seitenstatistiken (Insights). Meta wertet aus, wie Besucherinnen und Besucher mit unseren Profilen und Beiträgen umgehen, zum Beispiel welche Beiträge angesehen, mit „Gefällt mir“ markiert, kommentiert oder geteilt werden, und stellt uns daraus zusammengefasste Statistiken zur Verfügung. Auf die zugrunde liegenden personenbezogenen Daten haben wir keinen Zugriff; wir sehen nur die zusammengefassten Zahlen und können nicht beeinflussen, welche Daten Meta dafür erfasst. Für die Erstellung dieser Statistiken sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO; EuGH, Urteil vom 5. Juni 2018, C-210/16). Meta hat dazu eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit festgelegt (Seiten-Insights-Ergänzung), die für uns gilt. Danach übernimmt Meta die Erfüllung der Pflichten aus der DSGVO für diese Daten, insbesondere die Information der Betroffenen, die Bearbeitung von Anträgen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch sowie die Meldung von Datenschutzverletzungen. Federführende Aufsichtsbehörde für diese gemeinsame Verarbeitung ist die irische Datenschutzkommission (Data Protection Commission). Das Wesentliche der Vereinbarung stellt Meta unter facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum bereit.

Kontakt über Instagram oder Facebook. Schreibst du uns über eines der Netzwerke, lesen und beantworten wir deine Nachricht, um dein Anliegen zu bearbeiten. Die Nachricht liegt dabei auch bei Meta. Enthält deine Nachricht eine Anfrage, übernehmen wir sie in unsere Bearbeitung; es gelten dann die Angaben unter 9.3.

• Zweck: Darstellung unseres Unternehmens, Information über unsere Arbeit, Auswertung der Reichweite unserer Beiträge, Kommunikation mit Interessierten
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit, in der Kommunikation über die von vielen Menschen genutzten Netzwerke und darin, anhand der Statistiken zu erkennen, welche Beiträge ankommen. Für Nachrichten mit einer Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Deine Rechte: Deine Rechte kannst du sowohl uns als auch Meta gegenüber geltend machen. Da nur Meta unmittelbaren Zugriff auf die Nutzungsdaten hat, wende dich am besten direkt an Meta. Machst du deine Rechte bei uns geltend, leiten wir dein Anliegen an Meta weiter und unterstützen dich.
• Weitere Informationen: Datenschutzrichtlinie von Meta unter facebook.com/privacy/policy, Einstellungen zu Werbeanzeigen unter facebook.com/settings?tab=ads

9.7 Links auf andere Websites

Unsere Website enthält Links zu Websites anderer Anbieter, zum Beispiel von Ämtern und Beratungsstellen. Beim Aufruf unserer Website werden dabei keine Daten an diese Anbieter übertragen. Für deren Inhalte und Datenverarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

9.8 Cookies und Analyse

Unsere Website speichert keine Cookies und keine sonstigen Informationen auf deinem Endgerät und liest keine Informationen von deinem Endgerät aus. Analyse-, Tracking- oder Werbedienste setzen wir nicht ein.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Die im Anfrageformular mit * gekennzeichneten Angaben benötigen wir jedoch, um dich zu erreichen und zu prüfen, ob wir in deiner Region begleiten. Ohne diese Angaben können wir deine Anfrage nicht bearbeiten.

11. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über Anfragen entscheiden bei uns Menschen.

12. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Du kannst jederzeit unentgeltlich Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über dich verarbeiten, zu welchen Zwecken, an wen wir sie weitergeben, wie lange wir sie speichern und woher sie stammen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und die Daten nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Du kannst verlangen, dass wir deine Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten, insbesondere
  • solange wir prüfen, ob die Daten richtig sind, wenn du ihre Richtigkeit bestreitest,
  • wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und du statt der Löschung die Einschränkung verlangst,
  • wenn wir die Daten nicht mehr benötigen, du sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchst,
  • solange nach einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe überwiegen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Daten, die du uns auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags bereitgestellt hast und die wir automatisiert verarbeiten, kannst du in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder, soweit technisch machbar, direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln lassen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
• Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung (Art. 22 DSGVO): Du hast das Recht, keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@assistara.de oder an die oben genannte Anschrift.

13. Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

14. Beschwerderecht

Unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Das gilt insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: +49 711 61 55 41-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026